Enligt bokföringslagen ska man ha en så kallad ordnad bokföring. Det innebär bland annat att den ska göras löpande. Det ska finnas verifikationer på alla bokföringsposter. En verifikation är en uppgift om en affärshändelse, till exempel en faktura som du har skapat, ett kvitto för ett inköp eller ett eget uttag i din enskilda firma. Att bokföringen ska vara ordnad innebär också att all bokföring ska vara kronologisk och att man ska upprätta ett bokslut. Arbetet ska göras regelbundet, oavsett om du lämnar bort din bokföring eller gör den själv.
Du måste alltså arkivera all räkenskapsinformation i originalutförande i sju år. Enligt bokföringslagen ska du alltså spara all räkenskapsinformation, oavsett i vilken företagsform du bedriver din frilansverksamhet. Hela bokföringen måste sparas, verifikationer, kvitton, fakturor, bokföringsblad, kontoplan, årsbokslut, deklaration och liknande.
Att det ska sparas i original innebär att får du en faktura via mejl, så är det själva pdf:en som ska sparas digitalt. Får du den per post, ska den sparas i fysisk form. Det är fortfarande vanligt att spara allt i utskriven form, men allt eftersom utvecklingen går framåt kommer mer och mer handlingar digitalt vilket gör att utvecklingen går mot att allt ska bevaras digitalt. Kopior räcker det om man sparar i fyra år.
Det finns mer information om att bokföra på Bokföringsnämnden.
Även Skatteverket har information om att bokföra.
Bokföringsprogram
Allt fler bokföringsprogram är i dag webbaserade, vilket innebär att du lägger in allt digitalt och det sparas då automatiskt. Du behöver inte heller kunna debet och kredit med ett förenklat program. Många tjänster erbjuder även appar för att underlätta din bokföring. Sen finns det förstås kvar traditionella bokföringsprogram där du sparar allt direkt i din dator. Vissa program går även att koppla direkt till ditt bankkonto eller länka ihop med en redovisningskonsult.
Några andra bra saker att ta reda på innan du väljer program:
Prova tjänsten innan du bestämmer dig.
Hur fungerar supporten? Kommer bokföringen att sparas digitalt i sju år? Finns det stöd för SIE-filer så att du kan exportera till en redovisningskonsult vid behov? Vilka begränsningar finns? Är det någon bindningstid? Skapas momsrapport samt balans- och resultatrapport automatiskt? Säljer du till utlandet är det viktigt att veta om programmen är anpassade för att hantera eventuella utländsk moms.
För att vara på den säkra sidan kan du skriva ut hela huvudboken för varje räkenskapsår, och spara den tillsammans med dina verifikationsunderlag. Glöm inte att också skriva ut egna kopior av dina kundfakturor på papper.
Köpa redovisningstjänster
Priset skiljer en hel del när du tar hjälp av en redovisningskonsult. Ett tips kan vara att på förhand göra upp med konsulten om vad priset blir. Allt fler byråer arbetar med fasta priser. Det skiljer sig också åt beroende på vad du vill ha hjälp med, samt vilken företagsform du har. Ta gärna kontakt med ett par olika redovisningskonsulter och jämför deras priser. Det är särskilt bra om de har erfarenhet av att hantera småföretag och de bör ha bra koll på moms inom mediesektorn. De ska alltid se till ditt företags bästa, oavsett företagsform.
Du kan hitta redovisningskonsulter via Sveriges Redovisningskonsulters Förbund.